Les charges locatives, également appelées « charges récupérables » désignent l’ensemble des frais relatifs au logement en location et à la copropriété. Il s’agit d’une somme dont doivent s’acquitter tous les locataires. Qu’est-ce que signifie un « loyer charges comprises » ? Quelles sont les dépenses concernées ? Le montant est-il le même pour un bien meublé ou vide ? Qui paie les frais ? Comment le locataire règle-t-il la note ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les charges locatives.
Que comprennent les charges locatives ?
Le montant des charges doit être indiqué dans l’annonce immobilière et dans le contrat de location. On parle dans ce cas d’un « loyer charges comprises ». Il s’agit d’un montant qui est avancé par le propriétaire et que celui-ci récupère en les facturant au locataire via un montant qui est ajouté au loyer. Sachez par ailleurs que la liste des charges locatives est réglementée par décret. Ainsi, le propriétaire n’est pas autorisé à facturer ce qu’il souhaite et doit s’en tenir aux charges comprises par la loi.
De manière générale, les charges dont le locataire doit s’acquitter comprennent toutes les dépenses liées au fonctionnement du logement et de la copropriété, c’est-à-dire : les produits consommables (l’eau, l’ascenseur, le chauffage collectif…), l’entretien (le ménage des parties communes, l’entretien des espaces extérieurs…), les petites réparations et les services dont bénéficie le locataire (balayage et d’enlèvement des ordures ménagères, assainissement…). Parmi les charges comprises, on retrouve par exemple : la vidange des fosses septiques, l’entretien des pelouses du jardin, le remplacement des vitres cassées, l’entretien courant pour les canalisations, l'entretien courant de la chaudière, l’entretien courant des appareils sanitaires et électroménagers, etc.
Dès qu’il s’agit de réparations plus importantes, c’est par contre au propriétaire bailleur de prendre les frais en charge. S’il faut par exemple changer le joint du robinet de la baignoire, c’est au locataire de régler les frais, par contre s’il faut changer le robinet, c’est au propriétaire de payer la note. Celui-ci est en effet tenu de proposer un bien décent à la location. Il doit donc régler les frais occasionnés par la vétusté du logement ou de ses équipements, des vices de construction ou des cas de force majeure comme des intempéries. Le propriétaire doit également prendre à sa charge les frais qui valorisent le logement ou l’immeuble. Parmi les frais pris en charge par le propriétaire, on retrouve par exemple le remplacement des fenêtres, des volets, des portes, des cheminées, des gouttières, des tuiles, des installations électriques défectueuses, des équipements ménagers hors d’usage, etc…
S’il existe deux méthodes pour facturer les charges locatives au locataire, celui-ci est dans tous les cas tenu de régler le montant dû au propriétaire bailleur dans un délai imparti, à l’instar du règlement du loyer.
Le règlement des charges locatives
Le règlement des charges locatives peut se faire de deux façons différentes : par provisions sur charges, c’est-à-dire par avances sur charges, ou par somme forfaitaire. Dans le premier cas, le propriétaire récupère le montant des charges locatives en demandant chaque mois une avance au locataire et en réalisant une fois par an une régularisation des charges locatives. Il s’agit de la méthode la plus employée pour les locations vides. En cas de règlement par somme forfaitaire, le propriétaire fixe une somme de manière contractuelle d’après une estimation et/ou d’après ce payait le locataire précédent. Attention, la régularisation n’est pas autorisée dans ce contexte. Jugée plus simple à mettre en place mais plus risquée pour le propriétaire, cette méthode est davantage employée quand il s’agit de locations meublées car les baux sont généralement plus courts qu’une location non meublée. Attention, dans le cas du règlement par somme forfaitaire, le propriétaire ne peut rien faire s’il réalise que les charges locatives réelles dépassent la somme qu’il récupère auprès du locataire.
Remarque : sachez qu’en cas de difficultés de paiement des charges locatives, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement.
Le montant des charges locatives est calculé par le propriétaire à partir d’estimations de consommation de chauffage, d’eau chaude, d’eau froide, de frais d’entretien de la copropriété s’il y en a une, de taxes et de redevances. Le propriétaire bailleur se doit de justifier le montant avec des factures afin que le locataire puisse vérifier les frais qui sont inclus dans les charges locatives. Cela lui permettra entre autres de faire attention à sa consommation pour ne pas à avoir à payer une régularisation trop forte s’il s’agit d’un règlement par provisions sur charges.
Chaque année, le propriétaire bailleur doit fournir au locataire un décompte des charges locatives relatives au logement. Le document doit détailler les catégories des dépenses auxquelles les charges locatives correspondent et la manière dont elles sont réparties entre les différents locataires. Cela permet à ces derniers de vérifier si l’estimation des charges est cohérente avec leur consommation. S’il s’avère que la consommation du locataire diffère avec le montant prévu, une régularisation des charges a lieu. Si le montant des charges était trop en deçà, le locataire doit payer un complément au propriétaire tandis que si le montant était trop élevé, le propriétaire est tenu de rembourser la différence à son locataire. À noter que le propriétaire doit envoyer le décompte au locataire un mois avant la régularisation annuelle et que les justificatifs des charges (factures…) doivent être mis à disposition des locataires durant un délai de 6 mois. Dans le cas des immeubles en copropriété, c’est au syndic de communiquer aux copropriétaires les pièces justificatives nécessaires.
Remarque : si le propriétaire oublie de régulariser les charges locatives et qu’il en fait la demande au-delà de l’année civile suivant l’année à régulariser, par exemple au-delà du 31 décembre 2020 pour la régularisation de l’année 2019, le locataire peut demander un étalement de la dette sur 12 mois. Par ailleurs, le propriétaire dispose d’un délai de prescription de 3 ans pour régulariser les charges impayées, contre 5 avant la publication de la loi Alur.
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