Une copropriété doit obligatoirement être administrée par un syndic, soit une personne physique ou morale qui a pour mission de représenter les copropriétaires et de gérer l’administration de la copropriété. Le syndic est élu en assemblée générale (AG) lors d’un vote des copropriétaires à la majorité absolue. C’est également en AG qu’est fixée la durée de son mandat, sachant que le mandat d’un syndic de copropriété est d’une durée maximale de 3 ans, renouvelable à l’infini. Pour changer de syndic, il existe ainsi deux alternatives possibles selon la loi Alur sur le changement de syndic : la révocation d’un mandat en cours ou le non-renouvellement du syndic.
Changer de syndic grâce à la révocation d’un mandat en cours
Possible mais complexe, la révocation d’un mandat de syndic en cours obéit à des règles très strictes. La loi du 10 juillet 1965 stipule en effet qu’il est possible de révoquer un mandat de syndic en AG lors d’un vote des copropriétaires à la majorité absolue si la décision est justifiée par un motif légitime. Si tel est le cas, il faut suivre la procédure suivante.
Pour changer de syndic, il faut commencer par inscrire le sujet à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, ainsi que la désignation d’un nouveau syndic de copropriété. Attention à anticiper les délais puisque la convocation à une assemblée générale est envoyée 21 jours avant celle-ci. Il faut donc que l’inscription du sujet à l’ordre du jour ait eu lieu avant. Pour cela, un copropriétaire ou le conseil syndical doit adresser une demande au syndic actuel. Si celui-ci refuse, le président du conseil syndical doit lui adresser une mise en demeure par courrier recommandé avec avis de réception. Si le syndic ne se manifeste pas dans les 8 jours qui suivent, le président du conseil syndical est autorisé à convoquer lui-même l’assemblée générale.
Si la situation est urgente, il est également possible pour changer de syndic de convoquer une assemblée générale extraordinaire. Cela permet de ne pas devoir attendre la prochaine assemblée générale qui se tient généralement une fois par an.
Mise en concurrence du syndic de copropriété
Étant donné que la révocation va mettre fin au contrat du syndic en place, il est important de pouvoir proposer un ou plusieurs candidats lors de l’assemblée générale afin de pouvoir comparer les prestations et pouvoir changer de syndic. Généralement orchestrée par le conseil syndical, la mise en concurrence peut se faire par le biais d’un appel d’offre et grâce à des propositions d’un ou plusieurs copropriétaires. Il est cependant conseillé de ne présenter qu’une ou deux propositions à l’assemblée générale afin d’éviter une division des votes.
La mise en concurrence n’est cependant pas obligatoire pour changer de syndic si l’AG de l’année précédente l’a acté à la majorité absolue ou si la copropriété n’a pas de conseil syndical.
Révocation en assemblée générale
Éditée en 2014, la loi Alur sur le changement de syndic stipule que « lorsque l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic ». En d’autres termes, la nomination d’un nouveau syndic élu à la majorité absolue par les copropriétaires entérine le mandat du syndic de copropriété en place.
Si la décision n’obtient pas la majorité mais au moins un tiers des voix, un second vote peut être organisé. La révocation et l’élection seront alors actées si le projet recueille la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.
Dans le cas où la décision recueillerait moins du tiers des voix, une nouvelle AG pourra être organisée dans les trois mois suivants afin de pouvoir statuer à la majorité simple et changer de syndic.
Une fois le nouveau syndic de copropriété élu, celui-ci a un mois pour envoyer le procès-verbal de l’AG aux copropriétaires opposants ou absents. Ils ont quant à eux deux mois pour faire annuler la décision auprès du tribunal dans le cas où ils relèveraient une irrégularité.
Changer de syndic grâce au non-renouvellement du syndic en place
Pour changer de syndic de copropriété en fin de mandat, il faut opter pour un non-renouvellement de son contrat en assemblée générale sauf que, contrairement à la révocation d’un mandat en cours, l’acte ne doit pas être justifié par un motif légitime.
Dans les deux cas, la procédure pour changer de syndic est assez similaire. Elle débute par une mise en concurrence de plusieurs candidats, comme vu précédemment, puis le syndic doit organiser une AG avant la fin de son mandat en annexant les différentes propositions à l’ordre du jour. L’assemblée de copropriétaires doit ensuite voter à la majorité absolue selon les mêmes règles que lors de la révocation d’un mandat de syndic. Les copropriétaires doivent également fixer la date de fin du contrat du syndic en place et la date d’entrée en fonction du nouveau syndic. Ces dates doivent être fixées au plus tôt 1 jour franc après la tenue de l’AG.
Changer de syndic induit une passation de pouvoir durant laquelle l’ancien syndic a pour mission de transmettre au nouveau syndic un certain nombre de documents concernant la copropriété sous 30 jours (pouvoirs sur le compte bancaire, états comptables, archives, situation de trésorerie et des fonds bancaires disponibles…). Une tâche que certains syndics sortants tentent de faire facturer en réclamant des frais de changement de syndic. Pourtant la justice est claire à ce sujet : « le syndic sortant n’est pas fondé à réclamer au syndicat des copropriétaires des honoraires particuliers au titre de la transmission des documents et archives ». Autrement dit, il n’y a aucun frais de changement de syndic. La transmission de documents est une opération courante qui ne peut faire l’objet d’honoraire supplémentaire au forfait annuel de base, sous peine de procédure judiciaire.
Par ailleurs, le nouveau syndic et le conseil syndical sont en droit de saisir la justice si le syndic sortant ne transmet par les documents demandés dans le délai imparti. Des pénalités de retard peuvent également être attribuées.
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